PRIVACYVERKLARING BMW VMD GROEP
Versie 4 | 8 november 2019
VMD Groep vindt de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Daarom verwerken wij uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Deze wet wordt sinds 25 mei 2018 gehandhaafd. In deze privacyverklaring kunt u hierover meer lezen.
Wie zijn wij
Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende entiteiten:
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing voor bovengenoemde entiteiten en geldt niet voor BMW Group Nederland en de gelieerde entiteiten BMW Nederland B.V., BMW Financial Services B.V. en BMW Holding B.V. Rijswijk of voor andere BMW-, MINI- en Motorradcontractpartners, tenzij deze partijen als verwerker van VMD Groep optreden. Op de websites van deze entiteiten vindt u hun eigen privacyverklaring.
Privacy-verantwoordelijke
De VMD Groep heeft een privacy-verantwoordelijke aangesteld. Deze privacy-verantwoordelijke adviseert ons op het gebied van de naleving van de AVG en houdt hier toezicht op. Daarnaast assisteert zij ons bij eventuele datalekken.
De gegevens van onze privacy-verantwoordelijke zijn: Christa Brust-Jansma – privacy@vmdgroep.nl. U kunt contact met haar opnemen wanneer u vragen of klachten heeft over onze naleving van de AVG.
Wat is een persoonsgegeven Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres, maar ook gegevens als uw kenteken of het chassisnummer van uw auto zijn persoonsgegevens, omdat ze kunnen herleiden naar u als persoon.
Grondslag van de verwerking De AVG geeft in artikel 6 aan dat er een grondslag moet zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Zonder grondslag mogen er geen persoonsgegevens verwerkt worden. De AVG kent de volgende grondslagen:
Bij een overeenstemming (koopovereenkomst) is de vastlegging van persoonsgegevens toegestaan indien er sprake is van o.a. een proefrit, de koop of het onderhoud van een voertuig, de bestelling van onderdelen, het uitvoeren van garantiewerkzaamheden, het afhandelen van schade, het wisselen van winter-/zomerbanden of het deelnemen aan een georganiseerd evenement.
Onder een wettelijke verplichting valt bijvoorbeeld de tenaamstelling van een voertuig, de verplichting om technische terugroepacties te melden of de financiële bewaarplicht van facturen van 7 jaar.
Bij een gerechtvaardigd belang kunt u denken aan een offerte voor een nieuw voertuig of onderhoud, marketing en enquêtes, maar ook aan cameratoezicht (diefstalpreventie).
Toestemming wordt gehanteerd indien er geen andere rechtsgrond van toepassing is.
De verwerking van persoonsgegevens bij vitaal belang speelt wanneer er een ernstig gevaar is voor de gezondheid van de klant of van derden.
De vervulling van een taak van algemeen belang (bijvoorbeeld volksgezondheid of sociale bescherming) of de uitoefening van openbaar gezag (overheidsinstanties of overheidsorganen) is op de VMD Groep niet van toepassing.
Doel en persoonsgegevens De AVG geeft in artikel 5.1.b aan dat er een doel moet zijn om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder andere:
Wanneer u een overeenkomst met ons heeft of in een offertefase zit, dan kunnen wij u vanuit ons gerechtvaardigd belang informatie over onze producten en diensten of nieuwsbrieven toesturen. Tevens mogen wij u uitnodigen voor events, waarbij wij op basis van informatie die u aan ons heeft verstrekt, passende events voor u kiezen. Indien u deze informatie niet wilt ontvangen, dan kunt u hiervoor bezwaar bij ons indienen (zie Recht van bezwaar).
Wanneer wij geen overeenkomst met u hebben en niet met u een offertefase zijn gestart, dan mogen wij u alleen op basis van toestemming informatie over onze producten en diensten of een nieuwsbrief toesturen. Tevens nodigen wij u alleen op basis van toestemming uit voor events. Indien u dit niet wilt, dan kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken (zie toestemming intrekken).
Welke persoonsgegevens
De volgende categorieën van persoonsgegevens leggen wij van u vast:
Kopie identiteitsbewijs
Soms is het noodzakelijk dat wij een kopie identiteitsbewijs van u vragen. Hierbij hanteren wij de volgende afspraken:
Cameratoezicht
Onze vestigingen zijn voorzien van bewakingscamera’s. Wij vinden dit belangrijk voor de veiligheid van u en uw voertuig, onze medewerkers en onze voertuigen. De camerabeelden worden na 14 dagen verwijderd. Wij bewaren de camerabeelden alleen langer indien deze nodig zijn voor bijvoorbeeld politieonderzoek of bij een ander incident.
Gegevens over uw voertuig
Wij slaan de volgende gegevens over uw voertuig op:
Gegevens in uw voertuig
In uw voertuig zijn gegevens aanwezig. Hieronder vindt u de categorieën van deze gegevens met daarna een niet uitputtende beschrijving per categorie.
Operationele voertuiggegevens Deze gegevens bestaan onder andere uit maar niet gelimiteerd tot:
Deze gegevens worden niet buiten bedrijfstijd van het voertuig opgeslagen, maar alleen in het voertuig zelf verwerkt. De bedieningsunits bevatten datageheugens, waaronder de contactsleutel van het voertuig. Deze datageheugens worden geactiveerd om informatie te documenteren met betrekking tot de toestand van het voertuig, de belasting van de onderdelen, onderhoudsvereisten en tijdelijke of permanente technische gebeurtenissen en storingen.
Afhankelijk van de technische middelen wordt opgeslagen:
Deze gegevens worden in de volgende gevallen opgeslagen:
In de regel worden deze gegevens uitgelezen door gebruik te maken van de wettelijke voorgeschreven verbinding voor On-Board Diagnosis (OBD) in het voertuig zelf. De uitgelezen operationele gegevens documenteren de technische toestand van het voertuig of van de afzonderlijke onderdelen. Deze gegevens helpen bij diagnose, naleving van garantieverplichtingen en kwaliteitsverbeteringen. Deze informatie en informatie met betrekking tot de belasting van onderdelen, technische gebeurtenissen, verkeerde bediening en andere fouten worden samen met het chassisnummer doorgestuurd naar de importeur BMW Group Nederland en de fabrikant BMW AG in München (Duitsland). BMW is aansprakelijk voor zijn producten. Hiervoor worden de operationele gegevens van de voertuigen gebruikt, bijvoorbeeld voor terugroepcampagnes. Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt om de garantieaanspraken en aanspraken van klanten op verbeteringen achteraf te controleren. Functiegeheugens in het voertuig kunnen tijdens reparaties of onderhoud op uw verzoek worden gereset.
Functies met betrekking tot comfort en infotainment U kunt zelf uw instellingen voor comfort en individualisering in het voertuig opslaan en deze wijzigen of verwijderen. Deze instellingen zijn (indien aanwezig):
Afhankelijk van de mogelijkheden in uw voertuig kunt u zelf gegevens invoeren in de infotainmentfuncties:
De gegevens met betrekking tot comfort en infotainment kunnen lokaal in het voertuig worden opgeslagen of op het apparaat dat u hebt aangesloten (smartphone, USB-stick, MP3 speler). U kunt deze gegevens op ieder moment zelf verwijderen. Deze gegevens kunnen ook worden doorgestuurd. Dit gebeurt uitsluitend op uw verzoek en met name bij het gebruik van online-diensten overeenkomstig de door u gekozen instellingen.
Smartphone-integratie (bijv. Apple Carplay) Het is mogelijk om uw smartphone of andere mobiele apparaten aan te sluiten op het voertuig (indien uw voertuig is voorzien van bijbehorende apparatuur). U kunt deze apparaten vervolgens bedienen met de bedieningselementen die in het voertuig geïntegreerd zijn. Hiermee kunnen afbeeldingen en geluid van de smartphone worden weergegeven via het multimediasysteem.
Daarnaast worden er ook gegevens van het voertuig naar uw smartphone gestuurd. Afhankelijk van het soort integratie kunnen dit positiegegevens, dag/nacht-modus en andere algemene voertuiggegevens zijn. U kunt meer informatie vinden in de sectie “Infotainmentsystemen” van het handboek van uw voertuig.
Door integratie kunnen geselecteerde apps van de smartphone worden gebruikt, zoals navigatie of het afspelen van muziek. Er is verder geen interactie tussen smartphone en voertuig, met name geen actieve toegang tot de voertuiggegevens. De manier waarop andere gegevens worden verwerkt, wordt bepaald door de aanbieder van iedere app. Of en welke instellingen u kunt kiezen hangt af van de desbetreffende app en het besturingssysteem van uw smartphone.
Online diensten Als uw voertuig verbinding heeft met een mobiel telefoonnetwerk, dan kunnen gegevens worden uitgewisseld tussen uw voertuig en andere systemen. De verbinding met het mobiele telefoonnetwerk wordt mogelijk gemaakt door de eigen zender en ontvanger van het voertuig of het mobiele apparaat (zoals een smartphone) dat u meeneemt in het voertuig. Over dit mobiele telefoonnetwerk kunnen online functies worden gebruikt. Dit omvat online diensten en applicaties/apps die worden geleverd door de fabrikant of andere aanbieders.
Online diensten van BMW Met betrekking tot de online diensten van BMW worden de respectievelijke functies op geschikte plaatsen door BMW beschreven (zoals het handboek eigenaar, de BMW Drivers Guide App, de websites van BMW) met de bijbehorende informatie in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om online diensten te leveren. De gegevensuitwisseling hiervoor vindt plaats via een beveiligde verbinding. Dit zijn bijvoorbeeld BMW IT-systemen die specifiek voor dit doel zijn ontwikkeld. Elke verzameling, verwerking of gebruik van persoonsgegevens die/dat verder gaat dan deze dienstverlening, vindt uitsluitend plaats op basis van wettelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een wettelijk voorgeschreven noodoproepsysteem, een overeenkomst of een verleende toestemming.
Diensten van derden
Indien u diensten van andere aanbieders (derden) gebruikt, dan vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van deze aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Wij hebben geen invloed op de via deze dienst uitgewisselde inhoud. Wij raden u daarom aan informatie te verkrijgen van deze derde dienstverlener met betrekking tot de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de diensten van deze derden.
Gegevens over de locatie van uw voertuig of mobiele apparaat
BMW kan locatiegegevens ontvangen tijdens het verstrekken van BMW ConnectedDrive diensten en de BMW Connected App. Deze gegevens worden in overeenstemming met de gedetailleerde beschrijvingen van de diensten en veiligheidsmaatregelen voor locatiegegevens gebruikt.
Ontvangers en categorieën van ontvangers
Dit zijn partijen die persoonsgegevens van ons krijgen. U kunt hierbij denken aan BMW Financial Services, de Belastingdienst, Politie, Rijksdienst Wegverkeer en verzekeringsmaatschappijen waar u mogelijk een financiering/verzekering afsluit. Ook de importeur, BMW Group Nederland, ontvangt uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van enquêtes over producten en diensten die zijn ontwikkeld door BMW en ten behoeve van de uitgifte van de BMW- of MINI-Servicecard. In het eerste contact geeft BMW Group Nederland u nadere informatie over deze verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligingsmaatregelen
Wanneer wij uw gegevens verwerken, dan maken wij altijd gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen.
Derde landen of internationale organisaties
Wij maken onderdeel uit van de BMW-organisatie die wereldwijd opereert. Bij voorkeur worden uw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU) verwerkt. Wanneer gegevens buiten de EU worden verwerkt, gebruikt BMW standaardcontracten én passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens op hetzelfde niveau van gegevensbescherming worden verwerkt als binnen de EU. Ook zijn er landen buiten de EU, zoals bijvoorbeeld Zwitserland waarbij de EU heeft vastgesteld dat het niveau van gegevensbescherming gelijk is aan dat van de EU (adequaatheidsbesluit). Voor deze landen zijn geen speciale contracten nodig.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke of fiscale bewaartermijn. De fiscale bewaartermijn is 7 jaar. Indien er geen wettelijke bewaartermijn is, dan hanteren wij een bewaartermijn tot maximaal 5 jaar na laatste contact- of voertuigdatum.
Indien wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen voor het maken van een offerte of om u van andere informatie te voorzien en u heeft nimmer iets bij ons gekocht, dan bewaren wij uw gegevens maximaal 2 jaar. Als u na deze periode ook op de hoogte gehouden wilt worden van onze producten en diensten dan hebben wij uw toestemming nodig en dienen deze toestemming aantoonbaar te registreren.
Cookies
Voor het gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons cookiebeleid: www.vmdgroep.nl/cookies.
Uw rechten als klant
Wanneer er persoonsgegevens van u verwerkt worden heeft u volgens de AVG ook rechten. Deze rechten zijn:
RECHT OP INFORMATIE: Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verzamelen zijn wij verplicht u te laten weten wie wij zijn, welke gegevens wij van uw verwerken, met welk doel wij deze gegevens verwerken, aan wie wij de gegevens verstrekken, hoe lang we de gegevens bewaren, hoe we de gegevens beveiligen en welke rechten u heeft. Dit doen wij door middel van deze privacyverklaring.
RECHT OP INZAGE: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Het gaat hierbij om de volgende gegevens: de persoonsgegevens die wij van u verwerken, met welk doel wij deze verwerken, aan wie wij de gegevens hebben verstrekt, van wie we de gegevens hebben gekregen en hoe lang we de gegevens bewaren. Inzage krijgt u door mee te kijken in onze systemen of door een overzicht van ons te ontvangen.
VERZOEK OM RECTIFICATIE: Wanneer wij incorrecte of onvolledige gegevens van u hebben, heeft u het recht deze te laten corrigeren. Wij zullen deze gegevens aanpassen en de correcties ook doorgeven aan derde partijen die uw gegevens van ons hebben ontvangen.
VERZOEK OM GEGEVENS TE WISSEN: U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen aan dit verzoek voldoen:
RECHT VAN BEZWAAR: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de gegevens verwerken op grond van ‘gerechtvaardigd belang’ of wanneer u bezwaar maakt tegen direct-marketing. In het laatste geval zetten wij de direct-marketing onmiddellijk stop. In alle andere gevallen maken wij eerst een belangenafweging.
RECHT VAN BEPERKING: U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten wanneer:
RECHT OP DATAPORTABILITEIT: U heeft het recht om uw gegevens in een digitaal bestand van ons te krijgen als u daarom vraagt. Dit geldt alleen voor de gegevens die wij van u verwerken met de grondslag overeenkomst of toestemming.
Voor alle bovengenoemde rechten geldt dat wij moeten kunnen vaststellen dat het verzoek daadwerkelijk van u komt. Dit kan betekenen dat wij u vragen om naar onze vestiging te komen om u te legitimeren. Dit doen wij omdat wij niet willen dat uw gegevens in de handen van een onbevoegd persoon vallen.
U kunt het verzoek tot bovengenoemde rechten indienen via: privacy@vmdgroep.nl. Wij geven u een (schriftelijke) bevestiging van uw verzoek. Wij doen ons uiterste best binnen 30 dagen aan uw verzoek te voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben, dan laten wij u dit binnen 30 dagen weten. De termijn waarin wij aan uw verzoek moeten voldoen kan met maximaal 2 maanden worden verlengd. Wanneer wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, dan laten wij u dit door middel van een schriftelijke motivatie aan u weten.
Toestemming intrekken:
Wanneer wij uw gegevens verwerken op de grondslag toestemming, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. U kunt dit kenbaar maken via privacy@vmdgroep.nl.
Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij eerder op basis van toestemming hebben uitgevoerd rechtmatig blijven. Wanneer u uw toestemming intrekt dan staken wij de verwerking, tenzij deze wegens een wettelijke verplichting noodzakelijk is.
Klacht indienen
Indien u vragen heeft of een klacht wilt indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via privacy@vmdgroep.nl.
Wanneer uw vraag of klacht vervolgens nog steeds niet naar tevredenheid is opgelost, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. U wordt indien noodzakelijk op de hoogte gebracht van een wijziging. In deze verklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven. Eerdere versies zijn op te vragen via privacy@vmdgroep.nl.
PRIVACYVERKLARING VMD GROEP | VERSIE 4 | 8 NOVEMBER 2019